Kommunen på Facebook – Roundup 1

(Oppdatert 21.06.2011 – se nederst)
Min bloggpost på prprat.no om kommunale Facebook-sider har resultert i debatt.  Her er mitt forsøk på en oppsummering:

Bloggposten omfatter to temaer:  A) Policy for posting av meldinger med politiske budskap på kommunens Facebook-side, og B) journalføring av Facebook-meldinger og andre meldinger gjennom sosiale medier.

La oss ta det siste først: Det er ingen tvil om at SMS’er, Facebook-oppdateringer og tweets er å betrakte som dokumenter, og skal derfor behandles på samme måte som andre dokumenter. Riksarkivaren slår fast at arkiv- og journalplikten er kanaluavhengig. Kommunikasjonen på sosiale medier som faller inn under offentlighetslovens begrep ”saksdokument for organet”, skal alltid arkiveres hvis den er ”gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon”.

Nøkkelspørsmålet blir dermed om hvorvidt en melding eller henvendelse er arkivverdig eller ikke. Fagmedarbeider ved Institutt for Journalistikk Gunnar Bodahl-Johansen sier følgende til Fredriksstad Blad:

Mange [kommuner] oppfordrer til bruk av Facebook, men de har ikke tenkt over at henvendelsene skal journalføres – selv om det bare er to linjer. Saken har ikke vært prøvd, at sms-er skal journalføres har imidlertid Sivilombudsmannen fastslått.

Så til spørsmålet om hvilken policy en kommune bør legge til grunn for sin Facebook-side. Dette har vært diskutert blant annet på Facebook-gruppen “Sosiale medier i offentlig sektor“.

Det vises til at hele 82% av kommuner på Facebook, har valgt å holde sine vegger “åpne”. Dette mener jeg er positivt, siden det innebærer at innbyggere og folk flest kan gi kommentarer eller stille spørsmål til kommunen. Bra. Det jeg imidlertid stiller spørsmålstegn ved, er om dette også betyr at politiske partier skal kunne bruke en kommunes Facebook-vegg til politiske utspill. Det er her jeg mener det ligger et viktig skille i Kommuneloven. Ved en gjennomgang av andre kommuners Facebook-sider, er det kun på Råde kommunes side jeg finner meldinger fra politiske  partier.

En av debattantene, kommunikasjonsrådgiver Alf Tore Meling,  mener at mitt innlegg på prprat.no kan oppfattes som “kraftig kritikk” av kommunens kommunikasjonsavdeling. Hvordan kan bloggposten oppfattes som kritikk? Kommunikasjonsstrategien ligger ute til høring og politisk behandling. Er det ikke da legitimt å stille faglige spørsmål til praktisering av en policy?

På profilsiden til “Eksempel kommune” skriver Råde kommunes informasjonssjef Anne Eid “Nå har kommunen lagt frem et utkast til ny kommunikasjonsstrategi som blant annet foreslår en separat Facebookside for politikere for å utjevne digitale skiller mellom partiene, og har nå avsluttet en høring på Facebook som var åpen for alle. Men innspillene/dialogen fra politikerne uteblir og dukker opp i lokalavisene og andre blogger…” (Min utheving)

Nettopp! Det er sosiale medier i et nøtteskall.

Update 21.06.2011:

Her er mitt innlegg fra dagens kommunestyremøte, der revidert kommunikasjonsstrategi for Råde kommune ble behandlet:

Ordfører!
Det er viktig med en debatt om hvordan vi kan skape kanaler for informasjon og dialog med innbyggerne og legge til rette for innsyn i forvaltningen.

Kommuneloven drar opp et viktig skille mellom politikk og administrasjon. På samme måte må de være et klart skille mellom kommunal informasjon og poitiske utspill. Ikke minst gjelder dette kommunens offisielle side på Facebook, der alle nå kan publisere hva de vil.

Slik denne siden har sett ut den siste tiden, har det vært en sammenblanding av ordinær kommunal informasjon og partipolitiske utspill fra enkeltpartier.

Forslaget til revidert kommunikasjonsstrategi går et stykke, men ikke langt nok i å skille mellom administrasjon og politikk. Dette må gjøres tydeligere, blant annet i en klar policy for kommunens Facebook-side.

Høyre ønsker derfor å fremme et tilleggsforslag til formannskapets flertallsinnstilling, der vi ber om at rådmannen reviderer sin policy for bruk av kommunens Facebook-side.

Så noen kommentarer til enkeltforslagene:

Jeg er usikker på om etablering av en Facebook-side med navnet “Politikk i Råde” ligger innenfor rådmannens ansvarsområde. Politiske utspill er partienes ansvar og bør primært kanaliseres gjennom deres egne nettløsninger og Facebook-sider – hvorfor etablere flere og konkurrerende kanaler?

Forslaget om etablering av “Rådeblogg” bør vurderes nøye i forhold til ressurssituasjonen. I stedet for å opprette nye kanaler, bør man heller bruke ressursene på å forbedre eksisterende kanaler, feks. den ordinære hjemmesiden.

På den positive siden, synes jeg strategidokumentet er tydelig på ønsket om åpenhet og tilgjengelighet. Forslaget om videooverføring av kommunestyre og åpne møter er positivt, men det bør gjøres et kostnadsoverslag før dette iverksettes.

Kommunikasjonsstrategien fokuserer i all hovedsak på bruk av sosiale medier. Jeg savner strategiske vurderinger og tiltak knyttet til informasjonsberedskap/kriseinformasjon, interninformasjon og mediehåndtering. Dette håper jeg vi ser noen vurderinger rundt når saken kommer tilbake til det nye kommunestyret til høsten.

Høyres forslag til tilleggspunkt til formannsskapets flertallsinnstilling:
Kommunestyret ber rådmannen om å revidere sin policy for bruk av Facebook for å sikre et klarere skille mellom kommunal informasjon og politiske utspill.

Tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt.